Excel ile Stok Takibi Nasıl Yapılır? Ücretsiz Şablon

Mantık: iki sayfa yeter

Stok takibinde en sık hata, mevcut stoğu elle değiştirmektir; bir süre sonra kimse rakama güvenmez. Doğrusu iki ayrı sayfa tutmaktır: ürünlerin listesi ve her giriş-çıkışın kaydı. Mevcut stok, kayıtlardan kendiliğinden hesaplanır.

Adım adım kurulum

1. "Ürünler" sayfası. Sütunlar: Ürün kodu, Ürün adı, Birim, Başlangıç stoğu, Giren, Çıkan, Mevcut, Kritik seviye, Durum.
2. "Hareketler" sayfası. Sütunlar: Tarih, Ürün kodu, Giriş, Çıkış, Açıklama. Mal gelince Giriş'e, satınca Çıkış'a yazarsınız.
3. Giren ve çıkanı topla. Ürünler sayfasında her ürün için Hareketler'deki girişleri ve çıkışları ürün koduna göre toplatın (formüller aşağıda).
4. Mevcut stoğu hesapla. Başlangıç stoğu + giren − çıkan.
5. Kritik seviye uyarısı. Mevcut stok kritik seviyeye eşit ya da altındaysa "SİPARİŞ VER" yazdırın; koşullu biçimlendirmeyle satırı kırmızı yapın.
6. Yanlış yazımı önleyin. Hareketler sayfasındaki Ürün kodu sütununa Veri → Veri Doğrulama ile ürün listesinden açılır liste koyun.

Formüller (Türkçe Excel)

Giren (E2):   =ÇOKETOPLA(Hareketler!C:C;Hareketler!B:B;A2)
Çıkan (F2):   =ÇOKETOPLA(Hareketler!D:D;Hareketler!B:B;A2)
Mevcut (G2):  =D2+E2-F2
Durum (I2):   =EĞER(G2<=H2;"SİPARİŞ VER";"Yeterli")

İngilizce Excel kullanıyorsanız ÇOKETOPLA yerine SUMIFS, EĞER yerine IF, noktalı virgül yerine virgül kullanın. Formülü ilk satıra yazıp aşağı doğru çekmeniz yeterli.

Excel ne zaman yetmez?

• Birden fazla kişi aynı anda yazıyorsa ve dosyanın farklı kopyaları dolaşıyorsa.
• Satış yapılınca stoğun kendiliğinden düşmesini istiyorsanız.
• Barkod okutarak giriş-çıkış yapmak istiyorsanız.
• Azalan ürün için telefonunuza haber gelsin istiyorsanız.

Bu noktaya gelince aynı mantıkla (ürünler + hareketler) çalışan, telefondan kullanılan bir programa geçmek en sorunsuz yoldur; Excel'deki verileriniz de aktarılır.