Excel Yerine Hangi Program Kullanılır? İşletmeler İçin Seçenekler

Önce: Excel gerçekten yetmiyor mu?

Excel kötü bir araç değil; küçük bir işletmenin stoğunu, carisini, randevusunu yıllarca taşıyabilir. Sorun genelde Excel değil, dosyanın nasıl kullanıldığıdır. Aşağıdaki işaretlerden ikisi ya da daha fazlası sizde varsa başka bir şeye geçmenin zamanı gelmiştir.

• Dosyanın birkaç kopyası var ve hangisinin güncel olduğunu kimse bilmiyor.
• Aynı bilgiyi iki yere yazıyorsunuz (ör. hem satış dosyasına hem stok dosyasına).
• Dükkân dışındayken dosyaya ulaşamıyorsunuz.
• Bir formül bozulunca bütün rakamlar yanlış çıkıyor ve kimse düzeltemiyor.
• Bir şey olunca (stok azaldı, vade geçti) haberiniz olmuyor; ancak dosyayı açınca görüyorsunuz.

1. Google E-Tablolar (ücretsiz)

Excel'e en yakın ve en kolay geçiş. Dosya internette durur; birden çok kişi aynı anda, telefondan da kullanır, tek ve güncel bir kopya olur. Excel dosyanızı yükleyip devam edebilirsiniz.

• Artısı: ücretsiz, tanıdık, her yerden erişim, kim neyi değiştirdi görünür.
• Eksisi: yine bir tablodur; yanlış satıra yazmak, formülü bozmak mümkündür. Bildirim ve otomatik işler sınırlıdır.
• Kime uygun: 2–5 kişilik, kaydı düzenli tutulan işletmeler.

2. Hazır ön muhasebe ve stok programları (aylık abonelik)

Fatura, cari, stok ve kasa için hazır, internetten kullanılan programlar. Kurulum gerektirmez, aylık ücret ödenir.

• Artısı: hemen başlarsınız; e-fatura gibi yasal işler çoğunda hazırdır.
• Eksisi: işinizi programın yöntemine uydurursunuz; sektörünüze özel bir ihtiyaç (ölçüye göre teklif, iş emri, araç takibi) çoğu zaman yoktur. Kullanmadığınız özellikler için de ödersiniz.
• Kime uygun: işi standart alım-satım olan, muhasebe tarafını da tek yerde toplamak isteyen işletmeler.

3. Esnek tablo ve veritabanı uygulamaları

Airtable, Notion gibi uygulamalar tablo ile program arasında durur: tablolar birbirine bağlanır, form ve basit otomasyonlar eklenir.

• Artısı: Excel'den daha düzenli, kendiniz şekillendirebilirsiniz.
• Eksisi: kurması emek ister; ücretsiz sürümlerin sınırları vardır, kişi sayısı arttıkça ücret artar. Çoğu İngilizcedir.
• Kime uygun: teknolojiyle arası iyi, kurmaya vakti olan işletme sahipleri.

4. Size özel program

İşinizin nasıl yürüdüğüne göre yapılan program: sizin kullandığınız alanlar, sizin sektörünüzün kelimeleri, sizin ihtiyacınız olan uyarılar. Excel'deki verileriniz aktarılır, telefona uygulama gibi kurulur.

• Artısı: işinizi programa değil, programı işinize uydurursunuz. Kendiliğinden giden mesajlar, raporlar ve uyarılar eklenir.
• Eksisi: başlangıçta tek seferlik bir maliyeti vardır ve hazırlanması birkaç hafta sürer.
• Kime uygun: hazır programların ihtiyacını karşılamadığı, aynı işi her gün elle tekrarlayan işletmeler.

Hangisini seçmeli?

1. Sorun sadece "dosya dağınık" ise: Google E-Tablolar'a geçin. Ücretsiz ve bir günde biter.
2. Fatura, cari ve stok standart ise: Hazır bir ön muhasebe programını deneme sürümüyle bir ay kullanın.
3. İşinize özel bir adım varsa: Ölçüye göre fiyat, iş emri, araç ya da dosya takibi gibi; hazır programda yoksa size özel program daha az yorar.

Hangisini seçerseniz seçin, önce bugünkü Excel dosyanızı düzenleyin: tek liste, her satır bir kayıt, birleştirilmiş hücre yok. Düzenli bir dosya her programa sorunsuz aktarılır.